Breve Introducción a la Historia de la Ciencia de la Documentación
La historia de la ciencia de la documentación
implica entender la dimensión científica del término documentación. Para
ello, es necesario tener presente el principio de cualquier documento,
de cualquier información o de cualquier tema que conforma la palabra.
Los cimientos de la documentación son las ideas y los conceptos que el
ser humano ha sido capaz de representar a lo largo de la historia en muy
diversos materiales. Así pues, son documentos las obras de arte, las
tablillas de arcilla y barro, la bibliografía general y especializada y
cualquier expresión humana que haya sido sometida a un proceso de
ingenio, estudio, investigación o búsqueda de vestigios y armonización
de la realidad que nuestros sentidos son capaces de captar. Por tanto la
documentación es heredera del proceso intelectual, tanto en cuanto es
capaz de aportar elementos legibles, abstraibles y asimilables de una
realidad elaborada o no, así como de su construcción y combinación a
partir de otras anteriores. Es decir, la documentación es en esencia la
suma de aquellas ideas que representan parcelas de la realidad. Este
concepto ya fue descubierto por Paul Otlet y Henri La fontaine,
principales responsables de la biblioteconomía y documentación moderna. A
través de su historia y de quienes los estudiaron, nos acercaremos a la
evolución y funciones de la documentación hasta su desarrollo en
España.
Publicado por
Manuel Blázquez
en
20:46
La Cadena Documental y la Gestión de la Información
En el estudio de la historia de la
ciencia de la documentación, hay que tener en cuenta los fundamentos
sobre los que se sostiene. Uno de ellos es la Cadena Documental que
Jacques Chaumier ya adelantó con su estudio del proceso informativo y
documental, entre 1977 y 1980. No obstante y como queda patente en el
progreso de esta historia de la documentación, otros muchos teóricos
anteriores a Chaumier, sí que reflejaron una serie de actividades,
funciones y servicios que asignaron tanto a la Biblioteconomía, como a
la Documentación, aunque inicialmente no existieran unas posturas
consenso. En virtud de la maduración de todos los esfuerzos realizados
en la redefinición de la documentación, se llegó a un notable avance
para sistematizar y representar las fases que debían integrar el proceso
documental. Dichas bases, pueden aplicarse a cualquier tipo de centro
cuyo material de trabajo sea la información; biblioteca, archivos y
centros de documentación. En todos los casos existen unas áreas bien
diferenciadas que representan la entrada de información, su tratamiento y su salida o difusión.
Modelo de Cadena Documental Básica
A modo de ejemplo, aquí se expone una cadena documental básica,
presentada en forma de diagrama de flujo. Como se puede apreciar se
pueden diferenciar fácilmente la entrada de datos o INPUT, el
tratamiento de la información y la salida de datos u OUTPUT. En la
entrada de datos puede definirse un proceso de selección de la
información, que a su vez puede estar contenida en un documento primario
o secundario, procedente de una fuente interna o externa.
El tratamiento de la documentación seleccionada, consiste en un proceso
de catalogación y clasificación que habitualmente se aplica a
documentación monográfica, pero también de indización y resumen, si se
tratan publicaciones periódicas y sus correspondientes ejemplares y
artículos.
El resultado del tratamiento documental, es el procesamiento implícito
de la información y los contenidos del documento, quedando reflejado a
modo de ficha de referencia con los correspondientes puntos de acceso
para la recuperación del documento primario u original. Esto supone que
desde el punto de vista de la recuperación de información, se conforma
un fondo, colección o catálogo sobre el cual se puede llevar a cabo
cualquier consulta en función a los aspectos o áreas de descripción
bibliográfica del documento.
La recuperación de información, definida por los grupos teóricos
anglosajones como information retrieval, forma parte esencial para el
aprovechamiento de la información original primaria y secundaria. Es
responsable directa de la posterior difusión de la información y su
acceso. Por ello facilita las operaciones de búsqueda bibliográfica,
recuperación de documentos primarios, difusión selectiva de la
información, difusión de publicaciones periódicas y otros materiales de
tipo especial que consten en el catálogo, puesta en marcha de servicios
de información y referencia, así como la publicación de documentación
secundaria o terciaria como repertorios, guías, bibliografías
especializadas, etc.
Modelo de Cadena Documental Completa
Una cadena documental más completa, tiene en cuenta todos los aspectos
desde la creación del documento, hasta su destino a un usuario o grupo
de usuarios determinado. En los siguientes párrafos se detalla el
proceso completo:
La entrada o INPUT de documentación e información puede variar en
función de la tipología de la fuente, ya sea interna (Fondo
Bibliográfico perteneciente al centro) o externa (Bases de datos,
Suscripciones de otros Centros de Referencia). Se puede también incluir
en este apartado la tipología de la adquisición de la documentación
como otro elemento a considerar para distinguirlo de la procedencia
según la fuente dado que forma parte de la selección del material que a
la postre será tratado. Por otro lado es frecuente encontrar la
Pre-catalogación como parte integrante de la entrata de datos, ya que en
muchos casos está implícita en la selección de la documentación, su
adquisición y elección de fuentes de suministro. No obstante, también se
podría considerar dentro del apartado de tratamiento, por lo que supone
el paso previo a la catalogación completa.
Como se acaba de comentar seguida a la precatalogación, se procede a un
tratamiento completo del documento primario, a partir de las técnicas de
análisis documental, que se basan en las normativas de descripción
establecidas a nivel internacional como las ISBD, UNIMARC y más
concretamente las adaptaciones convenidas a nivel nacional como las
Reglas de Catalogación e IBERMARC.
Pero en el desarrollo de la descripción bibliográfica o de los
materiales documentales, existen otros apartados fundamentales a tratar.
Son los relativos a las Autoridades y la Normalización. Por ello es
necesario atenerse a la correcta descripción de los distintos puntos de
acceso onomásticos y de entidades, términos toponímicos, correcta
denominación de editoriales y asignación de temática oportuna.
Pero la catalogación está directamente relacionada con la clasificación
de los documentos. Es necesario tener claro que tanto la catalogación,
como la clasificación tienen como objetivo la descripción bibliográfica
completa y extracción de todos aquellos elementos que definen
unívocamente y con exactitud no sólo su intitulatio o contenido, sino
sus posibles alternativas de recuperación. En este sentido los lenguajes
documentales que se pueden aplicar para clasificar la documentación
suelen ser las clasificaciones decimales como CDU o Dewey,
Encabezamientos de Materia y Tesauros, de los cuales se obtienen
numeraciones clasificatorias, materias o temáticas especializadas o
descriptores que pueden llegar a describir tanto el contenido como la
forma, incluso aspectos cronológicos y de designación topográfica.
Según la política del centro de información, puede producirse una
análisis de contenido atendiendo a las técnicas de indización, resumen,
esquematización, vaciado de contenidos, adición y descripción contextual
de la información, asignación de vinculaciones con otros documentos y
contenidos relacionados, etc. Todo ello puede responder al tratamiento
de los índices, de los bloques textuales más significativos del
documento, a los apartados bibliográficos, entre otros. Es también
cierto que, estos recursos de tratamiento más introspectivo son
destinados fundamentalmente a publicaciones periódicas o seriadas. Es
tambien reseñable que no son los únicos tratamientos especiales que se
pueden llevar a cabo en un centro o unidad de información y
documentación; ya que en función de la tipología documental que se trate
de describir, el método o tratamiento varía significativamente. Es el
caso de los materiales audiovisuales y las técnicas de minutado, o la
descripción o asignación de descriptores con el material sonoro.
Durante todo el proceso de tratamiento documental es muy habitual,
hablar de la gestación del documento secundario o registro
bibliográfico, con el que se alimenta el sistema de gestión del centro o
la Base de Datos Catalográfica. De hecho el resultado de todas las
descripciones y registros bibliográficos es la creación de la Colección o
Fondo Bibliográfico/Documental que, resulta fundamental para los
posteriores procesos de recuperación de la información.
Previa a la recuperación de información, están los procesos de
Organización, considerándolos como la preparación física de la
documentación y su organización topográfica. En estos apartados se
incluye el correcto tejuelado y etiquetado identificador de la
documentación. Desde el punto de vista de la biblioteca con una
ubicación descentralizada en la red y por lo tanto en lo que se
considera como biblioteca digital, se utilizan repositorios o carpetas
clasificatorias y rutas de acceso a cada archivo que conforma o
representa el documento del registro bibliográfico. Otros métodos de
redefinición topográfica es el empleo de metadatos que aseguran la
salvaguarda de los datos de acceso y localización en disco de
almacenamiento.
Cuando se asegura la correcta descripción, catalogación, clasificación y
organización, se posibilita la recuperación de información y del
material documental. En este punto, hay un subproceso fundamental que es
el procesamiento de toda la información que anteriormente fue generada
en cada registro bibliográfico. Es frecuente que los sistemas de
recuperación actuen sobre el catálogo o bases de datos bibliográficas,
de forma que se logra una completa automatización de la cadena
documental. No obstante los métodos de recuperación se basan en el
previo análisis léxico de la documentación, procesos de agrupación o
clustering, selección terminológica, reducción, similaridad,
vectorización y ponderación. Estos procesos permiten cuantificar la
documentación, analizarla estadísticamente, e identificar cúales son
los términos que mejor la describen y representan de forma unívoca y
exhaustiva. Dicho de otra forma, con el procesamiento de la colección,
un sistema de recuperación es capaz de identificar y analizar la mejor
correspondencia de la consulta del usuario, con los documentos y
registros bibliográficos que mejor la representan.
De esta forma, el usuario a través de los modelos de recuperación
basados en la teoría de conjuntos Booleana, el método Probabilístico, el
vectorial y el empleo de las técnicas de similaridad, es capaz de
recibir la referencia bibliográfica que coincide con su consulta o
búsqueda bibliográfica. Esta recuperación permite al usuario
inspeccionar toda la descripción que el documentalista, bibliotecario o
archivero llevó a cabo en el proceso de tratamiento, así como la
designación topográfica para recuperar el documento primario u original
si resulta de su interés.
Aunque básicamente la recuperación de información tiene un objetivo
sencillo, los resultados no siempre son los mejores o más deseados. Por
ello, existen casos en los que la pertinencia y la exhaustividad no se
corresponden con lo que el usuario expresó inicialmente en su consulta.
Aunque en muchos casos puede tratarse de una mala formulación de la
consulta, o un punto de acceso incorrecto, los actuales sistemas de
recuperación son capaces de evaluar dichas circunstancias y por lo tanto
los resultados. Esto conlleva un aprendizaje de los puntos de acceso no
permitidos, el posterior empleo de la redirección a términos de
consulta sí permitidos o normalizados, o incluso el perfeccionamiento de
la valoración y cuantificación de los documentos durante el
procesamiento de la información, que anteriormente se ha explicado.
La Recuperación de Información tiene mucho que ver también con la salida
de datos o también denominado OUTPUT de datos. Esto se debe a que
cualquier operación de búsqueda o consulta para elaborar terceros
documentos, pasa obligatoriamente por la formulación o expresión de la
necesidad de información al sistema de recuperación del catálogo
bibliográfico. El resultado de ello, es la representación de la
información deseada por el usuario o incluso el propio profesional de la
información. En este punto, se sucede lo que se denomina la Difusión de
la Información.
La difusión de la información, engloba servicios y procesos relacionados
con la Difusión Selectiva de la Información, las alertas
bibliográficas, el desarrollo de publicaciones o documentos secundarios y
terciarios, que en general tienen el objetivo de hacer llegar a un
determinado usuario o colectivo de potenciales usuarios aquella
información y documentación que o bien necesitan y demandan o bien puede
llegarles a interesar.
También hay que distinguir aquellos destinatarios especiales, como
pueden ser investigadores o productores de información que de forma
cíclica utilizan la documentación para producir nuevas ideas que serán
plasmadas en nuevos documentos. En este sentido, los intereses de cada
usuario son muy diversos, y en todos los casos el servicio de la
información y su representación, se vale de una herramienta fundamental.
Se trata de la Arquitectura de la Información, que a partir de la
experiencia del usuario en la recepción y lectura de la documentación
recuperada telemáticamente, permite establecer la mejor forma de hacer
accesible y útil dicha información. Los métodos para lograr esto son
variados, como por ejemplo la selección de fragmentos reseñables de la
información consultada, la presentación de la información con un
interfaz sencillo y fácil de usar, el empleo de plantillas y diseños
gráficos normalizados que posibiliten la accesibilidad de cualquier
usuario, etc.
Pero la cadena documental completa, si bien podría definirse que termina
en este punto, ya que el profesional de la información finaliza hasta
aquí su cometido; también puede sugerirse una continuación que se
extrapole al proceso intelectual de aquellos consumidores y demandantes
de información. Es fácil encontrar que los consumidores de la
información son también los productores de nuevas informaciones,
contenidos o ideas. Por ello se produce un proceso intelectual que
contempla la previa documentación y acopio de datos o informaciones
sobre las que establecer un estado de la cuestión al respecto de un área
de conocimiento o una temática en torno a la que girará la creación y
desarrollo de un nuevo documento primario. Esto conlleva a estructurar
una nueva realidad a partir de lo estudiado, que a la postre suele ser
más veraz, cuanto más contrastada está. Seguidamente, se asimila e
identifica la realidad que interesa reflejar y por lo tanto se la
asignan ideas genuinas que son el resultado del pensamiento. Éstas a su
vez se estructuran para dar forma al cuerpo argumental y facilitar su
redacción y correcta expresión, conformando finalmente una nueva
realidad o conocimiento que se basó en las aportaciones de los autores
en los que se documentó.
El resultado es la creación de un borrador inicial que con suerte, puede
sufrir un proceso técnico editorial para su publicación posterior. Este
proceso es tan importante como el de creación, puesto que supone la
corrección de estilo, errores gramaticales, ortográficos, de fondo y
forma. Posteriormente, se lleva a cabo su edición y maquetación, así
como impresión para conformar un borrador final, que suele ser
nuevamente corregido para verificar la validez del mismo, así como la
aprobación del autor. Generalmente cumplidos estos procesos, el borrador
final da como fruto un documento primario que es producido en serie con
una determinada tirada de impresión.
En este paso, habría que citar todo el mecanismo que se moviliza no sólo
para crear o imprimir el documento, sino para difundirlo o
distribuirlo. Sin quererlo, los centros de documentación de las
editoriales, tienen en cuenta si no la catalogación si la
precatalogación y registro completo de todas las obras que publican, que
les permite elaborar a su vez documentos secundarios como catálogos
comerciales que con suerte y una adecuada distribución llegan a manos de
otro centro de documentación o biblioteca.
Finalmente el ciclo de esta cadena documental se cierra cuando el centro
o unidad de información y documentación determina a través de su
proceso de selección y adquisición qué documentos primarios son
necesarios para completar un fondo o colección y cubrir las necesidades y
expectativas de información de los usuarios.
Aplicación de la Cadena Documental a otras UIDs [1]
La Cadena Documental, tal y como se ha explicado en párrafos anteriores,
es también aplicable a otras Unidades de Información y Documentación.
Esto se debe a la sencillez con que fue expresado el tratamiento de la
información de los documentos, teniendo en cuenta que éste es común a
cualquier especialización del sector. Es el caso de los Archivos. Si
bien su funcionamiento es un tanto diferente al de las bibliotecas o los
centros de documentación, también es cierto que pueden someterse a la
sencilla regla de entrada de la información, tratamiento y salida. Los
principales cambios se producen en el tratamiento documental que se debe
apellidar archivístico y en la distinción de un proceso o ciclo vital
del documento archivístico. También es cierto que en archivística no se
trabaja exclusivamente con monografías o tipos documentales derivados.
Principalmente se trata con la unidad documental mínima, el expediente
administrativo simple o compuesto, que conformará a su vez diferentes
agrupaciones documentales a saber Fondo, Subfondo, Sección, Serie y
Subserie. Existen aún más diferencias, como por ejemplo el carácter
orgánico de la clasificación archivística, teniendo en cuenta que el
archivo es el principal responsable de recoger toda la producción
documental de una institución, entidad, persona física o jurídica, en el
desempeño de sus actividades.
Teniendo en cuenta todas estas consideraciones, la cadena documental
también se aplica implícitamente en los procesos archivísticos.
Information Management
El Information Management o Gestión de la Información es un concepto que
tiene su origen en los años 70 para referirse al control de la
colección, almacenamiento, tratamiento y distribución de la información
en el contexto de una organización. Esto implica que la gestión de la
información se produzca en torno a un organigrama que conforma la
estructura de la organización, institución o empresa.
Desde un principio la Gestión de la información estuvo vinculada al
ciclo vital del documento y por consiguiente he aquí su paralelismo con
la cadena documental. Si bien la cadena documental es un sistema de
información en si mismo por cuanto describe una entrada de datos, un
tratamiento y salida de los mismos, orientado principalmente a
bibliotecas, centros de documentación y archivos.
No obstante es importante recalcar que el Information Management se
desarrolla fundamentalmente para un entorno un tanto diferente al del
centro de información concebido como tal. De hecho su principal área de
aplicación será el ámbito empresarial, en el que tratará de determinar
todas las fuentes de producción y entrada de la información. Esto
significa que la información se puede obtener vía interna a partir de
los departamentos y unidades que conforman la organización o bien
mediante la adquisición externa mediante compra, investigación, análisis
de mercado, etc. Esto viene a determinar un empleo comercial de la
información, puesto que es considerada directamente como una materia
prima y como un elemento de poder sobre el cual se sustenta la evolución
de cada organización.
Toda la información de entrada, es canalizada a través de la organización. Esto se denomina el
flujo de la información,
que tratará ser controlado y analizado por el Information Management,
de forma que se tenga constancia de los siguientes aspectos:
- Sujetos Productores de la Información: Es
necesario conocer quien crea la información y documentación de la
organización, por lo tanto, atendiendo a su procedencia exacta dentro de
un departamento, área organizativa, grupo de trabajo o persona física
involucrada.
- Detección del Origen y Destino de la Información: Determinar
cuál es el origen de la información y sobre todo su destino.
Identificar para quién es útil esa información, puede ayudar a una
organización, agilizar los trámites, la producción documental y los
procesos y acciones que se deriven de cada trámite administrativo. A
nivel de documentación científica, facilita el trabajo de los grupos de
investigación y su organización, al estar todos informados al mismo
nivel. Conocer origen y destinos de la información, también puede ayudar
a clasificar la información y a organizarla correctamente para su
posterior descripción y recuperación.
- Detección del grado de relevancia de la Información: Se
trata de analizar el grado de relevancia e interés de la información en
función de las necesidades de cada departamento, facilitando el flujo
de información interna de la organización. Este análisis es fundamental
para hacer llegar a los niveles directivos y mandos intermedios todas
aquellas informaciones necesarias para el gobierno y la toma de
decisiones
Otro
aspecto clave del Information Management es el sentido fundamental que
se le da a la información como principal producto que articula el
funcionamiento completo de la organización. Por este motivo, se extiende
su uso a la estructura interna de la organización, siendo necesario el
empleo de organigramas que muestren la estructura orgánica y funcional
de cada estamento de forma que se puedan determinar sus relaciones o
vinculaciones en torno a cada flujo de información, tal y como se ha
descrito anteriormente.
Para gestionar información de manera óptima en las organizaciones se atiende a una serie de aspectos fundamentales:
- Definición de los procesos y actividades de la organización: Permite
establecer qué informaciones y documentación se producen y necesitan.
También ayuda a facilitar la información necesaria para que pueda ser
tratada en cadena por los distintos departamentos, niveles o estamentos
de la organización. De esta forma, se genera información como resultado
de un proceso de tratamiento por diversos grupos de trabajo.
Actualmente, esta definición de pasos y trámites que engloba
tratamientos, funciones y personas de diversos departamentos de la
organización, para la confección de la información de los documentos, se
denomina Workflow o enrutamiento.
- Creación de recursos estratégicos: El
análisis y filtrado de la información que inicialmente se obtiene en
bruto, es analizada, diseccionada y contrastada para su refinamiento. El
resultado de el tratamiento y análisis en posteriores informes y
documentos da como resultado un recurso estratégico desde el punto de
vista informacional, refiriéndose en consecuencia tanto al contenido,
como a las personas y grupos de trabajo involucrados en la confección de
la información final.
- Creación de Relaciones Laterales y Verticales: Esto
significa abrir los canales de transmisión de información entre
departamentos que se sitúan al mismo nivel organizativo, así como áreas y
entidades de nivel superior e inferior de forma que no sea necesaria la
reformulación progresiva de los datos y documentos, que den como
resultado diversas interpretaciones de las decisiones de iniciales.
Sistema de Información
Teniendo en cuenta estos aspectos, Paul Otlet ya identificó la
existencia de la actividad documentaria en la organización, así como la
implicación de una serie de procesos documentales que la determinan
tanto en cuanto se pueda considerar como un verdadero sistema de
información y documentación. Esto significa un sistema como integración
de aquellas personas, máquinas y procedimientos que intervienen tanto en
el INPUT, como en el tratamiento y la salida de la información OUTPUT.
Paul Otlet enfocó estas ideas desde el punto de vista de la producción
científica, implicando aunque no explícitamente, pero sí implicitamente
toda la terminología utilizada.
Esto quiere decir que las bases de cualquier sistema de información se
tienen que buscar desde los métodos de gestión de la información o
Information Management y desde las bases teóricas de la Documentación
que dan como resultados modelos de gestión de la información mucho más
especializados tanto en sus fines como para los centros de información y
documentación.
- Sistemas de Información Generalizados.
- Subsistemas.
- Redes de Unidades de Información.
Sistema de Gestión de la Información
Notas.
[1] UIDs: Siglas de Unidades de
Información y Documentación. Terminología que permite referirse a
diversos centros de información como Archivos, Bibliotecas o Centros de
Documentación.
Referencias de Consulta.
- Martínez Comeche, Juan Antonio. La difusión documental. En:
Teoría de la información documental y de las instituciones documentales.
Madrid : Síntesis, 1995
- Valle Gastanimza, Félix del. Difusión de la información.
Metodología y descripción de los instrumentos informativos. En: Manual
de Información y Documentación. Madrid : Pirámide, 1996
Publicado por
Manuel Blázquez
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10:18
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